Administrasi Perkantoran

Adminitrasi Perkantoran – Definisi administrasi perkantoran, jika kita artikan dalam arti yang lebih sempit maka artinya adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif.

Untuk lebih lengkapnya lagi simaklah Materi adminitrasi perkantoran mulai dari Pengertian administrasi perkantoran, tugas administrasi perkantoran, fungsi, tujuan, dan unsur administrasi perkantoran di bawah ini.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran merupakan serangkaian kegiatan rutin yang lakukan di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai sebuah tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara bahasa, kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yakni “Ad” yang berarti intensif & ministrare, jika kita artikan kedalam bahasa Indonesia artinya adalah membantu, melayani, atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran, jika kita artikan dalam arti yang lebih sempit maka artinya adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif.

Fungsi lainnya yakni menyediakan atau menyajikan sebuah laporan pada direksi, peran lainnya ialah menciptakan serta memelihara organisasi atau perusahaan yang lebih efektif.

Administrasi perkantoran bisa juga diartikan sebagai suatu kegiatan seperti perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan juga mengawasi setiap pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Jika tadi definisi Administrasi perkantoran secara umum, berikut ini merupakan definisi dari beberapa ahli, agar dapat menambah pemahaman anda mengenai Administrasi Perkantoran simak penjelasan para ahli berikut ini :

1. WH Evans

Administrasi perkantoran yakni lebih mengenai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan seluruh tahap operasi perusahaan mengenai hal yang berkenaan dengan hal pengolahan bahan keterangan, komunikasi, serta ingatan organisasi

2. Artur Gregher

Administrasi perkantoran yakni ialah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat, warkat sendiri adalah item, document yaitu instrumen perbankan dari suatu organisasi maupun perusahaan.

3. William Leffingwell

Administrasi perkantoran ialah cabang ilmu manajemen mengenai pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efektif dan efisien, kapan, dan dimana sebuah pekerjaan atau tugas harus di jalani atau dilakukan.

4. Goerge Terry

Administrasi perkantoran merupakan hal yang di dalamnya menyakut beberapa aspek diantaranya seperti perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran.

Dan juga penggerakan dari mereka yang melaksanakannya agar supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi atau sebuah perusahaan.

5. Dra. Suparjati

Administrasi perkantoran merupakan proses kerja sama di ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang sudah di tentukan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Terdapat 5 macam jenis fungsi pendukung administratif di kantor, yakni seperti fungsi rutin, fungsi analisis, fungsi teknis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Berikut ini penjelasan dari ke-5 jenis tersebut :

• Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yakni adalah fungsi administratif yang sangat memerlukan pemikiran minimal termasuk pengarsipan dan juga duplikasi.

• Fungsi Analisis

Fungsi analisis merupakaan fungsi administratif yang mana memerlukan ide dan pemikiran yang kritis dan kreatif, selain itu harus disertai dengan kemampuan dalam membuat keputusan, salah satunya seperti keputusan pembelian barang.

• Fungsi Teknis

Fungsi teknis merupakan fungsi administratif yang mana sangat memerlukan opini kantor, keputusan, dan juga keterampilan yang memadai dari diri seseorang.

• Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal merupakan fungsi administratif yang didalamnya membutuhkan penilaian dan juga analisis yang kemudian menjadi dasar dalam pengambilan keputusan dan keterampilan yang berkaitan dengan pihak lain.

• Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial, merupakan administrasi yang membutuhkan beberapa unsur seperti perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan motivasi dari berbagai pihak.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan dari adanya manajemen perkantoran ini adalah guna mencapai sebuah keinginan dari pihak perusahaan secara efektif dan efisien, adapun tujuan lainnya yakni sebagai berikut :

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan dengan perusahaan lain.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang memadai.
3. Membuat catatan dengan tidak mengeluarkan biaya yang teralu banyak.
4. Memberikan keterangan yang lengkap yang keterangan tersebut diperlukan oleh siapa saja, kapan dan di mana hal itu dibutuhkan untuk pelaksanaan perusahaan secara efektif & efisien
5. Memberikan catatan dan laporan selengkap-lengkapnya namun dengan biaya serendah-rendahnya.

Tugas Administrasi Perkantoran

Tidak jauh berbeda dengan tujuan di atas tugas administrasi perkantoran dan berdasarkan pengertian administrasi perkantoran di atas, secara umum tugas dari administrasi perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis, tugas lainnya yakni seperti berikut :

1. Menangani segala keluhan bahkan saran dari pelanggan atau menjawab pertanyaan pelanggan mengenai kebijakan dan prosedur.
2. Selalu memperhatikan seluruh kegiatan pekerjaan perkantoran dan administrasi untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, waktu, dan prosedur yang sesuai.
3. Memewancarai, Memilih dan merekrut karyawandan terkadang memilih kandidat kemudian melatihkan agar sesuai dengan peraturan lembaga.
4. Melaksanakan kebijakan perusahaan, yakni yang sesuai dengan standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
5. Mendiskusikan setiap masalah mengenai prestasi kerja dengan karyawan yang lain tujuannya ialah mengidentifikasi penyebab permasalahan kemudian berupaya untuk mencari jalan keluar dari masalah tersebut.
6. Memberi bimbingan terhadap karyawan dalam menangani masalah yang sulit atau kompleks.
7. Membimbing atau menginstruksikan karyawan mengenai pekerjaan agar sesuai dengan standar perusahaan tersebut.
8. Menyediakan laporan yang berhubungan dengan kegiatan seperti produksi, penggajian, serta pengiriman untuk memverifikasi rincian, mengevaluasi kinerja dan memantau setiap kegiatan kerja.
9. Menginformasikan prosedur kerja & kebijakan perusahaan kepada staf atau atasan.

Unsur Unsur Administrasi Perkantoran

Mengenai unsur, berikut ini adalah penjelasan dari beberapa ahli mengenai unsur administrasi secara umum. Adapun penjelasannya seperti berikut :

1. Sondang P. Siagian

Unsur administrasi menurut Sondang P Siagian yakni seperti berikut ;

1. Terdiri dari 2 orang atau bisa juga lebih
2. Didalamnya terdapat tujuan
3. Adanya tugas yang akan dilakukan
4. Terdapat peralatan dan perlengkapan fasilitas.

Keempat unsur tersebut merupakan unsur mutlak yang ada dalam administrasi.

2. The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, unsur administrasi terdiri dari 8 unsur yang saling berkaitan satu sama lain, yaitu seperti berikut ini :

• Organisasi
• Manajemen
• Keuangan
• Perlengkapan
• Personalia
• Ketatausahaan
• Komunikasi
• Hubungan Masyarakat (Humas)

Penjelasan dari 8 unsur tersebut sebagai berikut :

1. Organisasi, yakni adalah tempat dan kerja sama agar bisa dengan mudah mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditentukan.
2. Manajemen, yakni adalah rangkaian kegiatan penataan yang teratur tujuannya agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran bisa terkendali.
3. Keuangan, yakni adalah kegiatan yang dilaksanakan yang berkaitan dengan pengelolaan anggaran.
4. Perlengkapan, adalah kegiatan mengelola segala kebutuhan atau lebih kepada perlengkapan fasilitas kerja seperti ; mesin kantor, alat tulis kantor, perabotan kantor dan perlengkapan ruang kerja lainnya.
5. Personalia, adalah bentuk aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
6. Ketatausahaan, yakni adalah kegiatan dalam pengolahan informasi yang tujuannya adalah untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.
7. Komunikasi, adalah kegiatan yang mengdistribusikan informasi pada proses penyelesaian pekerjaan yang sedang dilakukan.
8. Hubungan masyarakat, menjadi unsur yang penting, karena Humas merupakan kegiatan yang mengkaitkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingannya dengan organisasi kerja.

Demikianlah penjelasan kami Materi Administrasi Perkantoran, jangan lupa untuk selalu berkunjung ke website kami agar banyak pengetahuan yang bisa kalian dapatkan. Terima kasih.

Baca Juga :

• Peta Lampung
• Peta Dunia
• Peta Indonesia